病院にWEB予約を導入されると、病院スタッフや患者さんの負担を軽減する事が可能です。
100軒導入されれば、99軒はお喜び頂けるイメージを持っております。
では100軒のうち残り1軒はなぜお喜び頂けないのかというと、患者様への周知に苦労されているケースがございます。
病院調査で、「過去にWEB予約を導入されていたが使用中止されているケース」において、予約されない方の扱いに困るという意見がありました。
データーはございませんが、患者さんの予約参加率が50％を切るとシステムが崩壊する印象を持っています。
システムが崩壊する、すなわち予約が予約として機能しなくなり、「予約したのに、待たせた」「予約導入前より不便になった」などの不満に繋がります。
我々ワンタッチの開発コンセプトはこの部分にフォーカスしており、システムのセンターピンを予約参加率に置いております。
複雑な機能や、面倒な登録を避け、出来る限りどなたでも予約できる事が、最も導入された病院様に対して恩恵が大きいと考えています。
しかし、どれだけシステム側で対応しても、実際に患者様への周知を行われるのは病院様です。
また、病院様により周知のスピードや浸透に差も顕著にございます。
そこで我々が導入病院様と伴走するなかで、有効であった施策を紹介致します。
病院で上手くいった予約導入時の施策
ワンタッチは動物病院様スタートのサービスのため、参考事例は動物病院が多いです。
しかし、他施設や他サービス導入時にも共通する部分があるかと思いますので、今後予約導入される全ての施設に参考にしていただければ幸いです。
①HP上への予約バナーの設置
基本の基本ですが、ホームページ上での入口としてボタンやバナーの設置は必須です。
当たり前の事と思われる方もいらっしゃると思いますが、意外にもバナーを設置されない・設置に難航されるケースがございます。
「うちの患者はホームページを見ないから～」と仰られるケースもございますが、必要とあれば閲覧されますので、ご安心ください！
見られていないのは何ヵ月も更新の無いホームページに問題があるかも知れません・・・
②HPのお知らせ・公式LINE・SNS上での告知
①と重なりますが、病院側で用意されている発信ツールでもれなく声掛けを行ってください。
お知らせに流したので、LINEはいらないでしょうか？とご質問頂く事もございますが、片側しか見ない・見る層が違うなど考えられますので、複数の発信媒体で告知してください。
③直接来院された方へのお声かけ
「WEB予約を〇〇日から始めました or 〇〇日から始めます。次回から是非ご利用下さい。HPから予約出来ます」
少し手間にはなりますが、ホームページを見ない層にもアプローチできるため、利用率の底上げに有効です。
声掛けを積極的にされている病院に伺うと、7割以上の方が次回からWEB予約をご利用頂けるそうです。
「あの方は高齢者だし……」「〇〇さんはネット苦手そうかな……」
コツは、上記のような事は思い込みを無くし、もれなく声をかける事だそうです。
別調査でも70代くらいまでの患者さんであれば、問題無く使いこなされる事が多いようです（※ワンタッチの場合）。
どうしても無理な方用の対策も複数ありますので、偏見をなくし予約開始の前後1ヶ月程度の声掛けを徹底されてください。
④院内掲示物、配布物の活用
掲示物や配布物を利用して、患者さんの目に触れる事も重要です。
受付・診察室付近など、目に留まる頻度が高いエリアに掲示する事が効果的です。
③と同様に、高齢層にも伝達しやすい点が特徴です。
⑤QRコードからも予約可能
院内掲示物や配布物等にQRコードを記載されるケースもございます。
URLをブックマークしてもらいやすい事や、その場でやり方をレクチャーする際に便利です。
⑥とにかく始める
身も蓋も無いですが、とにかく見切り発車でもスタートした病院様が結果的にいち早く安定されています。
まずは、来院患者を全員手打ちしていく（スタッフが慣れるため）や、常連さんだけでスタートされるケースもございますが、いずれも浸透に苦労されますし、負担だけが増えてしまう印象です。
開始予定を告知し、エイヤでスタートされる事をお勧めします。開始に当たってのトレーニング（疑似体験）や稼働日への立ち合いも行っておりますので、安心されてください。
患者側が求めているケースが多い
予約導入の恩恵を最も受けるのは、来院頻度の高い患者様です。
そのため大半のケースでは、好意的に受け止められ、自発的に情報を探されます。
今回、提示した方法に恐らく目新しいものは無かったでしょう。
また、特殊な病院でしかできないという施策でも無いでしょう。
患者側も求められているため、基本的な事をしっかりと実施される事で苦労なく浸透していきます。
ぜひ、予約システム導入の際のご参考にされてください。
